"Er gaat na deze crisis niets veranderd zijn aan wie wij zijn als mensen" - woorden van Alain van Hiel (DM 9 april 2020).
Ik vrees dat dit klopt. Marc Van Ranst laat dan weer noteren dat op dit moment alle zwakheden in systemen uitvergroot naar boven komen.
Ook dat klopt.
Zelfs al veranderen wij als mens slechts tijdelijk en zullen we deze periode (hopelijk) binnenkort snel weer vergeten zijn, dan zal de kunst erin bestaan om de lessen die we nu leren te blijven vasthouden. Méér nog, er de nodige besluiten uit te trekken én goede stappenplannen uit te werken zodat we onze nieuwe inzichten niet KUNNEN vergeten.
Hoe doe je dat concreet? Leg ergens een notitieboek neer. Of houd een bord bij de hand. Of een stapeltje post-its. Schrijf daarop (héél kort) je nieuwe inzichten op. Bijvoorbeeld "30% van onze vergaderingen hoeven geen uur te duren, ik merk dat we er met een half uur videoconferentie ook geraken". Of "als die belangrijke vergadering de enige reden is waarom ik vandaag naar het werk had moeten
rijden, dan leer ik nu dat het ook anders kan" (door middel van een videoconferentie bijvoorbeeld). Of: "bij een videoconferentie zitten we niet allemaal op elkaar te wachten tot iedereen binnen is, nee, we zitten allemaal op tijd aan ons scherm en de vergadering begint onmiddellijk". En of je nu later overgaat naar meer videoconferenties of niet, je kan alvast in een volgende periode een stappenplan uitwerken om vergaderingen op tijd te laten starten.
Ik heb hierboven volzinnen gebruikt om het voor jullie duidelijk te maken. Als je voor jezelf nota's neemt volstaan vaak veel kortere zinnen. Bv: "half uur videoconferentie ipv uur vergaderen" - "videoconferentie ipv rijden" - "beamer startklaar voor vergadering".
Daarna ga je over tot analyse en stappenplan. Bijvoorbeeld: "analyse 1: hebben we voor elke vergadering koffie nodig, of slechts voor die en die vergadering?" - analyse 2: "hoe komt het dat deze of die persoon structureel niet op tijd op de vergadering kan zijn en wat kunnen we eraan doen om deze persoon wél op tijd te kunnen laten starten? Wat hebben we daarvoor nodig?" - analyse 3: "hoe kunnen we ervoor zorgen dat het materiaal dat we nodig hebben op het startuur van
de vergadering klaar staat om gebruikt te worden" (bv beamer). We hebben immers in dit videoconferentietijdperk geleerd dat we de computer op tijd moeten klaarzetten, op het juiste kanaal. Doen we dat niet, dan dreigen we het begin van een belangrijke vergadering te missen. Waarom zouden we dat later niet óók zo doen? Op basis van 3 korte analyses kunnen we dan de stappen bepalen die nodig zijn om ook in de toekomst tot betere oplossingen te komen.
Zoals bovenstaand voorbeeld zijn er talloze andere te verzinnen, ik ben er zeker van dat jullie die al ervaren hebben. Wel, die nieuwe zaken moéten we meenemen naar het post-coronatijdperk.
Want: als we dit niet nú al meenemen (door bijvoorbeeld heel kort de nieuwe lessen te noteren, niet méér dan dat (want daar hebben we nu vaak helemaal de tijd niet voor), dan zullen we al die mooie inzichten binnenkort inderdaad vergeten zijn.
De Coronacrisis loopt al een tijd. Toch is dit nú het moment om hiermee te beginnen. Je bent essentiële zaken nog niet vergeten. Gewoon noteren, de rest volgt later.
Eens je met dit opschrijven aan de slag gaat, zal je merken dat het zelfs louterend werkt: schrijven geeft houvast. En eens opgeschreven kan je zaken ook beter loslaten. En tenslotte: het richt je blik op de toekomst. Ook dát is helend.
Tot slot nog dit: wist je dat dit één grote Leanperiode is? Iedereen moet plots heel anders werken en krijgt vanzelf een frisse blik aangemeten.
Tot slot dit nog: héél veel courage aan iedereen die nog aan de slag is, thuis of elders! En zeker ook: chapeau!
